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Inimigos da produtividade: como evitar interrupções no trabalho?

Mariana Brito
10-05-2018 6:43

Imagine a seguinte situação: você está concentrado executando uma tarefa no seu trabalho e o seu celular começa a piscar. Provavelmente, a sua ação será olhar as notificações que chegam e que podem vir de diferentes fontes, como redes sociais e aplicativos de mensagens.

É tentador olhar, não é mesmo? Pois saiba que esses são apenas alguns dos inimigos da produtividade e é cada vez mais comum as empresas se questionarem como evitar interrupções no trabalho. Mas isso não é só uma preocupação das organizações.

Muitos profissionais têm notado que essas interrupções trazem vários prejuízos ao seu dia a dia, como a perda da qualidade na execução de tarefas, aumento das horas extras para poder cumprir com o trabalho, entre outros fatores. Foi por isso que criamos o artigo de hoje. A seguir ensinaremos como evitar interrupções no trabalho e ser mais produtivo. Confira!

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Observe quais são as fontes de interrupções

Muitas das distrações já estão tão enraizadas no cotidiano que dificilmente você percebe o quanto elas têm atrapalhado o seu trabalho. Só de ter noção de que é muito interrompido, mas não saber por quem, o quê, quando e a frequência, pode não ajudar muito a diminuir o problema.

Por isso, fique atento ao seu cotidiano, até mesmo àquelas pausas que você considera banais. Por exemplo, aquele momento que você para o trabalho para responder mensagens no celular, não só fazem com que você perca o foco, mas o leva a procrastinar a conclusão da tarefa.

Uma dica é anotar todas essas pausas e o motivo para identificar quais mais o atrapalham. Isso pode até ser feito em uma planilha simples no computador. Feito isso, você conhecerá o real problema e poderá adotar uma estratégia para extingui-lo.

Trabalhe o autocontrole

As pessoas que possuem o autocontrole conseguem ser mais bem-sucedidas nos diversos campos de sua vida, inclusive no que diz respeito ao foco. Aliás, o foco é algo essencial para entender como evitar as interrupções no trabalho. O primeiro passo para conquistá-lo é se comprometer a não deixar que as pequenas ações interfiram seus afazeres em momentos inapropriados.

Para elucidar melhor essa questão, vamos a um exemplo. O celular pode ser um dos grandes vilões da produtividade, então, que tal tentar verificar menos vezes as notificações? O autocontrole vai sendo trabalhado aos poucos quando você deixa de olhar o dispositivo toda vez que ele apita — estabelecendo horários específicos para isso.

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Faça uma lista de tarefas

Fazer uma lista de tarefas a serem cumpridas é a melhor maneira de separar o que é prioridade do que não é. Crie o hábito diário de definir quais as obrigações do dia e, se possível, o tempo necessário para executá-las. Isso faz com que o seu cotidiano dentro da empresa seja mais organizado e a qualidade do seu trabalho seja alta.

Ao criar a lista, coloque as tarefas mais importantes no topo e vá riscado aquilo que for cumprido. Manter esse hábito dará a você uma sensação de dever cumprido, o que é um grande motivador. Consequentemente, você evita as distrações e interrupções, pois sabe o que precisa ser feito.

Determine horários para as ações

Determinar horários exige tempo e disciplina por parte do indivíduo. Por essa razão, ao fazer a programação diária de suas tarefas, determine horários específicos, por exemplo, para checar os e-mails. Mas não só isso. Desligue todos os dispositivos que anunciam a chegada de mensagens, como já dissemos.

Se você não consegue ficar longe das redes sociais, estabeleça um período para que possa olhá-las e interagir com elas. Não se esqueça de usar o bom senso, afinal, as empresas não querem funcionários distraídos com assuntos que possam ser tratados posteriormente.

Ainda sobre os horários, crie uma política pessoal até mesmo entre os colegas de trabalho. Isso pode evitar interrupções durante a execução de tarefas importantes. Por exemplo, se alguém quiser conversar sobre um assunto trivial, peça a pessoa para se falarem durante o intervalo — você terá até mais tempo para dar uma atenção especial a ela.

Trabalhe a comunicação e saiba como evitar interrupções no trabalho

Entender como evitar interrupções no trabalho é uma tarefa até simples, mas, na prática, nem sempre funciona assim. Uma das principais recomendações é utilizar a comunicação como aliada. Se você detém o conhecimento sobre determinado processo interno ou externo, compartilhe com colegas da sua área. Isso evitará, por exemplo, que você seja interrompido por ser o único a saber executar determinada tarefa.

Outra questão importante é usar canais de comunicação que ajudem, não só a distribuir, mas também organizar o trabalho em equipe. Se você está inserido em um grupo, compartilhe essa ideia e incentive os colegas a fazerem o mesmo. Todos sairão ganhando e evitarão interrupções sem necessidade.

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Preze pela organização

Você sabia que a desorganização é uma das principais responsáveis por interrupções no trabalho? Muitas vezes as distrações no trabalho acontecem, pois é preciso se deslocar para procurar um material ou mesmo acessar arquivos no computador, o que leva a outras janelas e perda do foco.

Logo, antes de realizar determinada tarefa, reúna toda a informação necessária, bem como os materiais e equipamentos para executá-la. Assim, você não precisará parar o que está fazendo para providenciar pendências urgentes, justamente no momento em que deveria produzir.

Use a tecnologia ao seu favor

Não, a tecnologia não é a vilã da produtividade, mas sim a forma como ela é usada. Então, que tal utilizá-la ao seu favor? Existe no mercado uma série de aplicativos e também extensões para web que o ajudarão a gerenciar tarefas, a controlar melhor o tempo gasto nelas e, até mesmo, saber quanto tempo é gasto em redes sociais, por exemplo.

Ter esse controle ajuda a reduzir as interrupções no trabalho, mas também a entender o que tem minado a sua produtividade, como mostramos lá no início deste artigo. Você verá como o seu tempo será mais bem aproveitado.

As interrupções podem prejudicar o profissional em vários âmbitos, levando-o até mesmo a perder oportunidades de ser promovido no trabalho devido a sua falta de foco. Como mostramos, existem maneiras eficazes e simples de evitar essas distrações e, para isso, uma atitude é a chave do sucesso: disciplina.

Depois de aprender como evitar interrupções no trabalho, você ainda tem dúvidas sobre o assunto? Gostaria de compartilhar a sua experiência conosco? Participe, deixando o seu comentário!

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