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Guia rápido: a etiqueta dos e-mails corporativos

Postado por Fábio Albuquerque

A linguagem dos e-mails, assim como a falada, deve sempre se adequar ao interlocutor. Afinal, não nos expressamos todos da mesma forma. No mundo da comunicação, há um tipo específico com o qual você deve tomar bastante cuidado: os e-mails corporativos.

Eles são utilizados sempre que houver comunicação profissional dentro da empresa, quando você tiver de enviar currículos e, também, quando for necessário se comunicar com fornecedores e clientes.

Por isso, há uma certa etiqueta nessa modalidade de correspondência. Há regras que devem ser seguidas para evitar confusão, uma vez que os destinatários dos e-mails possivelmente não o conhecem e podem interpretar mal quaisquer brincadeiras, ironias e ambiguidades. Então, confira nossas dicas para evitar algumas "mancadas" nos e-mails corporativos:

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Utilize uma linguagem adequada

Lembre-se, ao contrário do ambiente das décadas passadas, hoje, as empresas não têm exigido muita formalidade, em diversos sentidos. Então, uma linguagem excessivamente formal e distante tem sido dispensada quando nos dirigimos a colaboradores hierarquicamente simétricos ou inferiores a nós. A única exceção a essa regra, portanto, é nos e-mails dirigidos a autoridades, que demandam protocolos mais rígidos.

A cordialidade também é outro ponto essencial. Muitas pessoas cometem o erro de ir direto ao assunto, o que pode ser interpretado como uma ordem. Então, começar com um "olá" ou um "bom dia" e, depois, perguntar se está tudo bem é muito importante para quebrar a frieza. No encerramento, também devemos ter muito cuidado e sempre terminar com um "atenciosamente" ou um "cordialmente" para o receptor perceber sua cordialidade.

Neste momento, evite expressões que podem ser interpretadas incorretamente, como "beijos". Caso tenha um relacionamento mais próximo com o destinatário, opte por "abraços".

Revise os erros gramaticais

Na linguagem oral do dia a dia, os erros gramaticais são completamente aceitáveis. Entretanto, na linguagem corporativa eles devem ser evitados ao máximo. Obviamente, sabemos que é muito difícil deixar um e-mail completamente livre de erros, porém é importante eliminar a maior quantidade possível deles.

Assim, você demonstrará mais autoridade e confiabilidade para o destinatário. Lembre-se: nesses ambientes as pessoas estão sempre prontas a julgar negativamente.

Seja breve e conciso

O meio empresarial exige bastante rapidez. Normalmente, seus colegas estarão muito atarefados e gostariam que você fosse direto ao ponto. Quando você não é direto naquilo que deseja, o receptor do e-mail, além de gastar mais tempo lendo um texto longo, também necessitará reler diversas vezes para entender o que você pretende com aquele e-mail.

Caso você acredite que sejam necessárias muitas explicações para a pessoa compreender o e-mail, sugerimos que ligue para ela e explique melhor. Em uma conversa falada e em tempo real, a quantidade de mal-entendidos diminui bastante.

Preencha o campo do assunto do e-mail

Essa é certamente a melhor forma de garantir que o destinatário abrirá o seu e-mail. No dia a dia, recebemos muitos spams e vírus, de forma que ficamos bastante receosos de abrir uma mensagem eletrônica sem uma boa identificação. Provavelmente, com o campo do assunto em branco, seu e-mail sequer será aberto e será encaminhado diretamente para a lixeira.

Além disso, é também uma questão de etiqueta. Quem recebe sua mensagem tem direito de não ler o conteúdo ou de postergar um pouco a leitura. O assunto do e-mail o ajudará a estabelecer uma lista de prioridades.

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Não superestime a urgência do e-mail

Há pessoas muito afoitas que preenchem sempre o campo do assunto com "URGENTE" para garantir uma leitura rápida. No entanto, essa prática pode ser muito mal vista. Afinal, quando o destinatário vê que o e-mail é urgente, ele para tudo o que está fazendo para ler e responder sua mensagem.

Assim, se o assunto não for urgente, a pessoa se sentirá aborrecida e isso pode gerar um mal-estar muito grande, além de quebrar a relação de confiança entre vocês. Portanto, quando escrever "urgente", certifique-se de que é realmente um assunto que não pode ser adiado.

Não abuse das cópias ocultas

No ambiente de trabalho, é extremamente inconveniente mandar e-mails em que todos os destinatários estão em cópia oculta. Isso pode fazê-los pensar que você os está expondo para outras pessoas. Afinal, por que não podem ver os demais destinatários?

Então, analise bastante a situação. Se você estiver pedindo a execução de uma tarefa ou fazendo alguma cobrança, evite, ao máximo, a cópia oculta. No entanto, se você estiver enviando uma mensagem meramente protocolar para muitas pessoas, não há nenhum problema em colocar cópias ocultas para preservar a privacidade das partes.

Verifique os anexos

Uma situação muito comum de falta de atenção é esquecer ou enviar anexos errados. Isso gera alguns inconvenientes:

  • Pode acarretar o atraso na solução de problemas, pois a pessoa terá de pedir para que você envie novamente;
  • O destinatário pode pensar que você ainda não terminou a tarefa a tempo e enviou o e-mail sem anexo para ganhar tempo;
  • Caso o receptor seja o seu chefe, ele pode considerar que sua falta de atenção compromete a qualidade do trabalho.

Desse modo, no meio corporativo, qualquer erro pode ser fatal para a sua imagem. Então, é necessário ter atenção redobrada.

Responda rapidamente

O e-mail é uma forma expressa de comunicação, na qual se exige agilidade para responder. No ambiente corporativo, é nossa obrigação checar as mensagens com frequência. Então, seu destinatário espera um retorno rápido quando se comunicar com você. Com isso, todas as pendências são resolvidas rapidamente.

A demora, por outro lado, gera muitos efeitos indesejados. Na maioria das vezes, se a demora superar um ou dois dias, começamos a nos preocupar se o e-mail chegou, se preenchemos o destinatário corretamente etc.

Percebeu a importância da etiqueta dos e-mails corporativos? Não se trata somente de mera formalidade sem nenhum sentido. Ela foi feita para evitar problemas maiores dentro do ambiente institucional.

Ao contrário da nossa linguagem cotidiana, cujos impactos podem ser minimizados com uma explicação, as empresas exigem maior perfeição possível. Assim, a forma com que você se comunica se torna também parte de sua imagem e é determinante em muitos momentos, como processos seletivos e promoções.

Tem alguma situação interessante que envolva e-mails corporativos? Comente aqui com a gente, adoraríamos saber de suas experiências!

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Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

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