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Em tempos de crise, como fazer mais com menos?

Postado por Fábio Albuquerque

Ficar até tarde no trabalho, acumular tarefas, ter a produção prejudicada... Cenários assim impactam de maneira negativa a vida de qualquer profissional. Mas e nos períodos de crise econômica, quando os recursos são mais escassos, há menos colaboradores e é preciso correr contra o relógio?

Nessa hora, novas posturas e mudanças internas são necessárias para que se mantenha (e até aumente) a produtividade e a qualidade do trabalho exigido pelo mercado. Se você passa por uma fase como essa, não deixe de ler o artigo de hoje.

Separamos aqui algumas orientações valiosas sobre como fazer mais com menos. Acompanhe!

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Organização da agenda

Manter ou elevar a produtividade em um momento de recursos escassos se torna uma tarefa complicada se não houver organização. Logo, no início do expediente, abra a agenda — seja ela online, no celular ou mesmo tradicional, de papel — e a ordene da seguinte maneira:

  • Trabalhos urgentes;
  • Tarefas importantes a médio e longo prazos;
  • Projetos secundários, ou seja, de longo prazo.

Note que a ordem contempla aqueles afazeres que demandam prioridade no cumprimento dos objetivos e, por último, projetos de longo prazo, que dispensam esforços imediatos. Essa lista tem por finalidade te engajar nas obrigações mais importantes e garantir alta performance na execução dessas tarefas.

Imagine se a agenda fosse ignorada: a quantidade de trabalho continuaria igual, contudo seria consumido muito mais tempo no emprego de energia em várias tarefas ao mesmo tempo, sem uma organização lógica. E, quando novas obrigações surgissem, a produtividade ficaria ainda mais prejudicada.

Foco nas soluções

Problemas de todo tipo são comuns na vida profissional, mas o mais importante é o modo como você vai enfrentá-los. Uma dica valiosa é manter o foco na solução e não se deixar abater com o problema em si. Preocupar-se com o obstáculo, sem pensar em resolvê-lo, suga as energias necessárias para a produtividade.

O primeiro passo é propor soluções e fazer perguntas sobre como superar aquilo que te afeta. Pergunte-se: qual a melhor maneira de manter a produtividade com menos recursos?

Em vez de se preocupar com a situação difícil pela qual está passando, o foco deve ser direcionado a como superá-la. Lembre-se: quanto mais você focar no problema, maior e mais forte ele se tornará.

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Equipe motivada

Em épocas de vacas magras, o time a que você pertence ou gere deve ser de excelência — isso será refletido nos resultados. Uma equipe motivada e unida em torno de um propósito é garantia de um trabalho de sucesso e qualidade.

Por outro lado, aqueles que não vestem a camisa contaminam o grupo e, por consequência, os frutos a serem colhidos serão insatisfatórios. E tem mais: insegurança e medo no ambiente de trabalho também são daninhos à produtividade.

Como, então, evitá-los? Transparência e comunicação clara sobre a situação pela qual a organização passa e os caminhos a serem seguidos por todos os colaboradores são duas medidas poderosas para evitar que a equipe se desmotive.

Menos reuniões improdutivas

Você participa de reuniões em excesso? Será que todas elas são, de fato, relevantes? O relógio parece acelerar quando o assunto é reunião e muito tempo é jogado fora naquelas cujas pautas poderiam ser resolvidas em uma conversa ou mesmo em uma troca de e-mails entre os envolvidos.

Num contexto em que cada minuto é valioso para se dar conta das tarefas, o estado mental de fluxo durante o trabalho não deve ser interrompido. Por isso, se uma reunião realmente for indispensável, o melhor é agendá-la nas horas em que a equipe está menos produtiva (geralmente, no fim do dia).

Antes de participar — ou mesmo de marcar uma reunião —, procure agrupar temas afins, para que sejam resolvidos de uma só vez ou para tratar de assuntos restritos à semana, por exemplo.

Atenção aos maus hábitos

Para fazer mais com menos, é importante refletir sobre quais hábitos você (ou sua equipe) cultiva que só causam impactos negativos no andamento do expediente. Identifique e controle-os o quanto antes.

Veja, a seguir, três costumes bem comuns no dia a dia profissional, elimine-os e passe a ser mais produtivo, concentrando-se no que realmente importa:

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Checar e-mails

Quase metade dos entrevistados de uma pesquisa afirmaram que a caixa de e-mail é a maior responsável pela perda de tempo, e grande parte deles ocupam até três horas conferindo o correio eletrônico. Ficou surpreso?

Para não interromper as tarefas diárias a todo instante só para responder às mensagens da caixa de entrada, desative imediatamente o alerta de novos e-mails. Além disso, configure filtros que avisem sobre a chegada daquelas mensagens cujos remetentes são importantes, como clientes, chefe, fornecedores etc.

Navegar nas redes sociais

O acesso compulsivo às redes sociais deve ser prontamente evitado. Desabilite a exibição de notificações e remova Facebook, Twitter ou Instagram, entre outras, dos favoritos do seu navegador. No celular, esconda os ícones dos aplicativos em uma pasta, de modo que eles não fiquem à vista.

Trabalhar sem descanso

A ansiedade em terminar todas as obrigações faz com que um intervalo para o café seja negligenciado. Esse hábito, porém, só prejudica o desempenho no trabalho. Programe-se para dar pausas regulares e relaxar: assim, a concentração e a produtividade se manterão!

Investimento em qualificação

Capacitação nunca é demais — e ela só contribui para o crescimento profissional. Prosseguir com os estudos depois da graduação significa se preparar melhor para o mercado de trabalho e ter mais autonomia na hora de tomar decisões e na resolução de conflitos.

Mudanças profundas são recorrentes em uma organização nos períodos de crise, como as que tratamos nesta postagem. E o profissional, portanto, precisa estar a postos, preparado para encará-las.

Cursos de especialização, a exemplo do MBA, capacitam o estudante a aplicar suas competências com expertise e atuar em posições de liderança. Como você pôde perceber, parte das orientações deste artigo são mais eficazes se implementadas por um profissional com perfil de gestor, e a pós-graduação ajuda a desenvolver essa habilidade.

A carência de recursos, comum em períodos de crise econômica, exige de cada um medidas que influenciam positivamente a produtividade, apesar de um orçamento apertado e menos mão de obra. Há como fazer mais com menos por meio de: reavaliação de processos internos, mudanças de hábitos e motivação da equipe.

Agora, conte para a gente: você coloca em prática alguma das dicas abordadas no artigo de hoje? Tem mais sugestões para nossos leitores? Compartilhe com a gente aqui nos comentários!

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Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

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