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Descubra a importância de definir suas áreas de foco

Postado por Fábio Albuquerque

Como anda sua produtividade e organização no dia a dia? Você se mantém no controle das tarefas e compromissos que tem, ou se vê muitas vezes perdido em inúmeros afazeres da rotina? Para trabalhar problemas como esse, é importante definir suas áreas de foco e utilizar ferramentas que o ajudem a desenvolver melhor o que precisa ser feito.

Podemos definir essas áreas como um sistema para você se organizar e se manter produtivo. Isso pode até soar como algo complicado no começo, mas acredite: aqui o objetivo é simplesmente fazer você gastar menos tempo com as coisas que precisa fazer, dando-lhe mais tempo para realizar outras que queira fazer.

Quer saber mais sobre essa metodologia? Então continue acompanhando nosso post!

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O sistema GTD para definir suas áreas de foco

Vamos começar entendendo o que é o sistema GTD. Getting Things Done (GTD) é, na verdade, duas coisas: um método de produtividade e o livro mais vendido pelo autor e consultor de produtividade David Allen.

Simplificando, o GTD é um método para organizar suas tarefas, prioridades e programação de uma maneira que permita que elas sejam gerenciáveis. Um dos maiores benefícios do GTD é que ele torna mais fácil ver o que você tem a sua frente e escolher o que trabalhar em seguida.

Ele também enfatiza extrair o que está em sua cabeça, aplicando tudo em um sistema rastreável. Isso limpa a mente de qualquer distração, permitindo que você trabalhe de forma eficiente.

Isso tudo parece ótimo, mas o GTD também tem uma reputação de ser complicado. Não tem que ser, mas parte da razão pela qual ele ganha essa fama é porque não há ninguém que o pratique rigidamente da “maneira correta”.

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Os cinco pilares da metodologia GTD

É importante entender que o GTD é um sistema organizacional para auxiliar as áreas de foco. Ele não coloca regras sobre como você realmente faz seu trabalho. Em vez disso, ele se concentra em como você recebe o trabalho que precisa fazer, organiza-o e escolhe o que requer sua atenção. Em seu núcleo, o método tem cinco pilares, ou passos, para ajudar você:

1. Coletar

Anote tudo. Seus afazeres, suas ideias, suas tarefas recorrentes, tudo. Coloque-os em um notebook, bloco de papel, aplicativo, planejador, o que você preferir usar para se organizar.

A forma usada para anotar não é importante, mas, seja qual for, precisa ser simples. A barreira para usá-la deve ser tão baixa, que você nunca tenha uma razão para dizer “vou adicioná-lo à minha lista mais tarde”.

2. Processar

Esclareça as coisas que você tem que fazer. Não basta anotar “planejar férias”, dividir em alguns passos para que não haja barreira e pronto. Se há algo que você pode fazer imediatamente e se tem tempo para fazer, faça-o. Se houver alguma coisa que você possa delegar, delegue.

3. Organizar

Organize os itens processáveis por categoria e prioridade. Atribua datas de vencimento ao que você puder e defina lembretes para que você acompanhe as coisas. Preste também especial atenção à prioridade de cada item.

Você não está realmente fazendo nenhum dos itens na sua lista agora, mas apenas certificando-se de que eles estão no caminho certo para mais tarde. Em suma, este é um tempo de qualidade com sua lista de tarefas, caixa de entrada e calendário.

4. Revisar

Reflita sobre sua lista de tarefas. Primeiramente, olhe para tudo para ver qual deve ser sua ação seguinte. Aqui é onde o passo da organização faz valer a pena, porque, assim, você deve ser capaz de escolher algo para o qual tenha tempo e energia para realizar imediatamente.

Em segundo lugar, periodicamente, tire um tempo com sua lista de tarefas para fazer uma revisão profunda. Assim, você pode analisar em qual área está fazendo mais progresso e quais prioridades precisam ser ajustadas e determinar como o sistema está funcionando para você.

5. Executar

Envolva-se e comece a trabalhar. Escolha a sua próxima ação e chegue a ela. Seu sistema está, nesse ponto, configurado para fazer você agir de forma mais fácil. Os seus itens por fazer são organizados por prioridade e colocados em categorias. Você sabe o que trabalhar e quando. Suas tarefas são quebradas em pedaços gerenciáveis, elaboradas sob medida, permitindo que estejam mais fáceis de começar. É hora de trabalhar.

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Separação entre projeto e área de foco

Basicamente, a diferença entre estes elementos é que projetos têm fim, enquanto uma área de foco não tem. Em outras palavras, elas são coisas das quais você estará sempre cuidando e buscando aperfeiçoamento. “Ser um bom profissional”, por exemplo, não é exatamente um projeto, mas sim algo que podemos relacionar com manter um determinado padrão em uma área de foco. Já para alcançar isso, você pode ter projetos, como “fazer um curso de pós-graduação”. Esses são horizontes palpáveis que, teoricamente, têm uma data de início e fim.

Segundo David Allen, cada pessoa tem, em média, sete áreas de foco profissional e sete pessoal. Para você se encontrar nisso, é preciso fazer uma lista ou mapa mental dessas áreas. Estes são alguns exemplos:

Área de foco profissional

  1. Pense sobre suas responsabilidades atuais hoje na empresa:
  • Treinamentos.
  1. Alocação de recursos para treinamentos:
  • Desenvolvimento da organização;
  • Plano de sucessão;
  • Construção de bons times;
  • Comunicação;
  • Consultoria.
  1. Comitês:
  • Estratégico;
  • Financeiro.
  1. Cultura da empresa:
  • Pesquisas;
  • Qualidade de vida.
  1. Coordenação de projetos:
  • Acompanhamentos;
  • Cronogramas;
  1. Gerenciamento da equipe:
  • Reuniões de alinhamento.
  1. Contratações
  • Recrutamento;
  • Definição de escopo;
  • Orientação dos novos funcionários.

Área de foco pessoal

  1. Relacionamentos:
  • Colegas de trabalho;
  • Amigos;
  • Animais de estimação;
  • Família.
  1. Lazer:
  • Livros;
  • Viagens;
  • Filmes e séries.
  1. Saúde e energia:
  • Sono;
  • Exercícios;
  • Alimentação.
  1. Carreira:
  • Formação universitária;
  • Inglês.
  1. Desenvolvimento pessoal:
  1. Vida doméstica:
  • Finanças;
  • Organização;
  • Limpeza.
  1. Comunidade:
  • Trabalho voluntário.

Ao desenvolver essa lista, a ideia é que, de tempos em tempos, você a reavalie e julgue se tudo está caminhando da melhor forma ou se algo precisa ser ajustado. Você pode fazer uma lista única ou quebrá-la em subitens, como fizemos acima. Não existe certo ou errado, apenas o que melhor serve para você.

Agora que você já conhece muito mais sobre áreas de foco e como usá-las em sua rotina, é hora de botar a mão na massa e aplicar essa metodologia em sua vida.

Esperamos que tenha gostado deste nosso conteúdo e que ele tenha sido de ajuda. Ficou alguma dúvida? Conhece outros pontos sobre esse tema que não abordamos aqui? Deixe um comentário e compartilhe com a gente!

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Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

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