pós-graduação

Como organizar suas metas utilizando tabela de priorização? Entenda!

Fábio Albuquerque
08-12-2018 6:43

A palavra “prioridade”, no dicionário, é descrita como algo que tem preferência e deve ocorrer em primeiro lugar. Todas as pessoas possuem as suas prioridades, sejam elas nos estudos ou trabalho. Ter tais questões claras ajuda a entender como organizar suas metas, algo essencial para realizar qualquer ação com eficácia.

Uma metodologia cada vez mais difundida entre as pessoas é a chamada tabela de priorização. Você conhece o método e como ele pode ajudá-lo a se organizar? Se ainda não sabe, continue a leitura para entender como ele funciona!

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O que é a tabela de priorização?

A tabela é uma ferramenta utilizada no processo de priorização tanto de problemas quanto de metas que precisam ser trabalhadas, e quais devem ser as primeiras. O processo ajuda não só a agilizar a tomada de decisões, mas também a definir a importância de cada uma das situações.

A metodologia pode ser utilizada em diferentes momentos que pedem prioridade e organização. Sua estrutura é simples e de fácil entendimento: uma tabela comum, constituída de linhas e colunas nas quais estão os objetivos e seus níveis de necessidade.

A sua criação data de 1982 pelas mãos de Charles Kepner e Benjamin Tregoe. A metodologia foi bastante difundida, especialmente na melhora da qualidade dentro das organizações. Isso porque constantemente ela é associada aos ciclos de PDCA. No entanto, ela pode ser utilizada em diferentes situações, como na organização de metas.

Apesar de existirem variações da tabela de priorização, a mais utilizada é a matriz GUT. A sigla é originada das iniciais de Gravidade, Urgência e Tendência. A seguir, você entenderá melhor como ela funciona.

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Como organizar suas metas por meio da matriz GUT?

Devido a maior utilização da matriz GUT, é preciso entender como ela funciona e pode ajudá-lo. Em todas as frentes, seja ela gravidade, urgência ou tendência, é utilizada uma escala de 1 a 5 como nivelamento.

No caso da gravidade, a sinalização é para os danos que a ação poderá causar. As notas correspondem a:

  • 5 — extremamente grave;

  • 4 — muito grave;

  • 3 — grave;

  • 2 — um pouco grave;

  • 1 — sem gravidade.

Por sua vez, a urgência serve para definir o tempo disponível para a realização da atividade. Ou seja, quanto mais urgente, menos tempo a tarefa terá para ser solucionada.

  • 5 — extremamente urgente;

  • 4 — muito urgente;

  • 3 — urgente;

  • 2 — pouco urgente;

  • 1 — pode esperar.

Por fim, a tendência define o que acontecerá se nada for feito diante da situação. Na escala, temos:

  • 5 — rápida piora;

  • 4 — piora a curto prazo;

  • 3 — piora a médio prazo;

  • 2 — piora a longo prazo;

  • 1 — não haverá piora.

Como construir uma tabela de priorização?

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Antes de qualquer coisa, é preciso se organizar para poder construir uma tabela de priorização. A partir dessa concepção, siga os seguintes passos para obter sucesso:

Faça uma lista com todas as suas metas

A reprodução de uma tabela não é a primeira ação. Na verdade, é preciso começar pela listagem de todas as suas metas. Deixe bem definido quais são os seus objetivos, não importando o tempo que precisará para que eles sejam completamente realizados.

Vale lembrar que, no momento em que estiver fazendo a lista, você poderá misturar tanto objetivos de estudo quanto objetivos profissionais. Isso é interessante, pois dará a você uma visão macro sobre o que é realmente necessário para poder avançar.

Crie a tabela

No caso da matriz GUT, a tabela deverá ser feita da seguinte maneira: seis colunas (problemas, as três classificações GUT, resultados e sequências das atividades) e número de linhas correspondentes aos objetivos. Nas linhas, serão detalhados os objetivos — eles não precisam ser organizados em prioridades ainda, pois isso acontecerá no momento em que for trabalhada a sequência de atividades.

Como dissemos, GUT refere-se à gravidade, urgência e tendência. Para cada objetivo, você precisará definir o valor de cada aspecto. Por exemplo, se o seu objetivo é realizar uma pós-graduação, você precisará classificar de 1 a 5 a sua gravidade se não for feita, urgência para conseguir uma promoção, por exemplo, e a tendência, como a melhoria salarial.

Multiplique os resultados

Depois de enumerar os valores das siglas GUT, é hora de multiplicá-los (GxUxT) para compreender o nível crítico de cada um dos seus objetivos. O resultado será usado para classificar o que precisa ser feito primeiro.

Logo, as prioridades serão aquelas metas que apresentaram maior valor total. A partir disso, você terá uma noção mais concreta sobre o que precisará ser feito e em qual momento.

Por que a priorização é tão importante para as suas metas?

Questionar-se sobre como organizar as suas metas é mais comum do que se imagina. Ao fazer uma tabela de priorização, você escolhe os objetivos que realmente importam e têm impacto sobre os seus estudos e trabalho.

A metodologia ajuda a impor limites e a agir com mais eficácia. Afinal, se uma pessoa possui uma série de metas, é comum que ela se perca, gerando frustração e ansiedade, além de um acúmulo de tarefas.

Assim, você passa a ter dias mais agitados, mas pouco produtivos, pois não existe uma hierarquização do que deve ser feito. Ao utilizar a tabela, é possível focar seu tempo e energia nas coisas que de fato importam. A partir disso, você conseguirá estabelecer um planejamento que diminua os compromissos que não correspondem às suas prioridades, ocupando a maior parte do tempo com o que de fato precisa ser feito com antecedência.

Para potencializar a utilização da tabela, é preciso associá-la a um calendário e lista de tarefas, de acordo com as prioridades elencadas. Fazer isso o ajudará a delegar tarefas que não são suas diretamente, além de aprender a dizer não.

Ter o documento também fará com que você cheque com mais frequência as suas prioridades, ajustando o que for necessário ao longo do tempo. Afinal, elas podem mudar e é preciso se adaptar à nova realidade.

Saber como organizar suas metas é algo que exige disciplina e uma boa tabela de prioridades. Lembre-se da frase: "não falta tempo, falta prioridade". A partir do momento em que você adota uma postura de organização das suas metas, fica muito mais fácil torná-las reais em menos tempo.

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