Blog Pós-graduação UNIPÊ

BLOG PÓS-GRADUAÇÃO UNIPÊ

Bullet Journal: como usar o analógico para se organizar no trabalho

Postado por Fábio Albuquerque

Não há dúvidas de que a tecnologia surgiu para facilitar todas as atividades cotidianas, e, principalmente, potencializar a atuação profissional. Hoje, não é mais necessário sair mais cedo do trabalho para pagar uma conta no banco, viajar quilômetros para se reunir com um cliente ou fazer reuniões demoradas para compartilhar projetos com a equipe.

Atividades burocráticas se tornaram simples. Fronteiras físicas foram eliminadas pela videoconferência. Quase tudo pode ser feito online, ao alcance de apenas um clique. Até mesmo os que não cresceram conectadas à internet, como aconteceu com os millennials, já estão se rendendo ao poder da tecnologia.

No entanto, mesmo com toda essa inovação, quando se trata de organização no trabalho, a praticidade dos métodos tradicionais ainda prevalece. Lidar com a falta de energia, com o descarregamento de uma bateria ou problemas no HD não faz parte da rotina de quem registra seus compromissos e planejamentos no papel.

Com apenas um caderno e uma caneta é possível planejar o seu dia e manter todas as tarefas organizadas, de forma estratégica e inteligente, graças ao método criado pelo designer americano Ryder Carroll: o bullet journal.

bullet-journal-como-usar-o-analogico-para-se-organizar-no-trabalho.jpg

Analógico com praticidade de digital

Uma mistura de listas com um diário pessoal: essa é a maneira mais simples de definir esse sistema analógico de organização. Nele, o usuário anota em tópicos, dentro de um caderno ou moleskine, tudo o que precisa ser feito durante o dia.

Mas não vale apenas comprar uma agenda em qualquer papelaria ou criar uma lista de tarefas aleatória – é preciso seguir um padrão de organização.

O diferencial desse método está em criar de maneira divertida a sua própria rotina de trabalho, o que ajuda a memorizar mais facilmente o que precisa ser feito e dar mais leveza às atividades profissionais.

O bullet journal é ideal para que as pessoas consigam planejar melhor o futuro. Algo que nem sempre dá para fazer com a tecnologia. Afinal, quantas vezes você parou para procurar no seu smartphone por aquelas demandas que deixou de cumprir no mês passado?

De acordo com o próprio Carroll, o diferencial desse método é dar espaço para a reflexão, já que “escrever no papel nos força a desligar desse mundo em que estamos todo o tempo conectados à internet”.

Criando o seu bullet journal

Esse sistema traz uma estrutura de organização, mas pode ser adaptado de acordo com as necessidades do usuário. O primeiro passo é ter um caderno em branco e uma caneta em mãos.

Sua estrutura é dividida em módulos, que permitem tomar notas e organizá-las através de números de página e ícones diferentes para distinguir cada etapa de execução. São eles:

Índice – Ocupa as duas ou três primeiras páginas do caderno. Como em um livro comum, serve para que o usuário localize cada assunto do seu diário, de acordo com a página correspondente. Para isso não esqueça de numerar por ordem crescente cada uma das folhas do caderno.

Planos futuros – Na página seguinte do caderno o usuário pode inserir os planos, eventos importantes ou metas gerais do próximo ano, divididos em colunas correspondentes a cada mês – de janeiro a dezembro. Exemplo:

JANEIRO

FEVEREIRO

  • Planejar viagem de férias
  • Contratar novo estagiário

(...)

Registro do mês – Na sequência, liste todos os acontecimentos, metas ou tarefas mais importantes do mês em que você está. Comece indicando a data correspondente e em seguida a letra inicial do dia da semana correspondente. Por exemplo:

MAIO

1 S (1º de maio, segunda-feira) – Feriado nacional

2 T (2 de maio, terça-feira) – Apresentação de projeto para o chefe

(...)

Você também pode adaptar essa estrutura ao formato de um calendário comum.

Tarefas diárias – Nas páginas seguintes, são listadas as tarefas diárias até o final do mês. E o mesmo com o  mês seguinte até o final do ano. Diferente de agendas comuns, é possível registrar apenas os dias mais importantes e pular alguns, de acordo com a sua vontade. Exemplo:

2/5/2016

  • Enviar e-mail para fornecedores
  • Ler material de capacitação
  • Fazer inscrição no Congresso Regional de Direito Civil

5/5/2016

  • Concluir relatório
  • Buscar clientes no aeroporto

Baixe agora

Uma estratégia para mantô-lo ainda mais organizado é utilizar ícones como marcadores para cada tarefa:

(•) – indica uma tarefa

(X) – aponta tarefas que já foram cumpridas

(>) – mostra que a tarefa foi migrada para outra data

(<) – indica mudança de dia e horário

(○) – sinaliza eventos como aniversários, reuniões, ida ao cinema etc.

(-) – indica um determinado pensamento, ideia ou observação sobre aquela tarefa

Vantagens de não abandonar o papel

Apesar da segurança, facilidade e automatização trazida pela tecnologia, a escrita ainda é considerada uma das formas mais eficientes de registrar ideias. A escritora J.K. Rowling, por exemplo, criou uma das maiores sagas da literatura com algumas folhas de papel e uma caneta preta.

Criar um bullet journal, em vez de utilizar um bloco de notas no computador ou aplicativo no celular é uma forma de ter:

Planejamento a longo prazo

Manter tarefas anotadas em um diário permite uma avaliação mais clara do seu progresso profissional e a evolução dos seus objetivos ao longo do ano.

Além disso, é possível identificar as atividades em que você se mantém mais produtivo e o que afeta o seu desempenho. Essa reflexão é essencial para criar uma consistência de hábitos e melhorar o próprio desempenho no futuro.

Não perder ideias importantes

Não é preciso de um celular de última geração, de um sistema operacional específico ou ter acesso à internet para consultar o seu planejamento.

Você também pode carregar o seu diário para todos os lados e escrever rapidamente uma ideia assim que ela vier à cabeça – seja no ônibus, na fila de um banco ou no meio da madrugada.

Focar no que realmente importa

O uso do smartphone no trabalho pode causar facilmente a perda de concentração. A consulta de uma tarefa pode vir acompanhada de uma longa conversa pelo Whatsapp ou horas perdidas no Facebook.

Ter as suas atividades escritas é uma maneira de evitar desculpas para fugir do trabalho e manter a produtividade em alta no dia a dia.

Estimular o aprendizado

Escrever é uma forma de potencializar a memória e o aprendizado, algo que a digitação não traz. Manter um diário de atividades é uma forma de estimular a atenção e a capacidade cerebral de receber e reter informações.

Incentivar a criatividade e a motivação

O processo de criação pode contribuir diretamente para a motivação. Em sites como o Pinterest, é possível encontrar diversos modelos de diários coloridos e inovadores que estimulam a criatividade até para quem trabalha em áreas mais conservadoras.

O uso do papel e caneta não significa eliminar a tecnologia na sua vida. Quem não dispensa as facilidades da vida online também pode adaptar o modelo ao de um gerenciador de notas virtual, como o Evernote.

Aliar esse tipo de organização com ferramentas digitais, plataformas e aplicativos tornará o seu trabalho ainda mais eficiente – e a vida muito mais fácil.

E você, já utiliza o bullet journal? Não deixe de compartilhar a sua experiência nos comentários!

Acessar material

pós-graduação

Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

ÚLTIMOS POSTS

ASSINE A NEWS

VÍDEOS

ACOMPANHE O UNIPÊ

REDE SOCIAIS