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7 dicas de como produzir mais e mais rápido

Postado por Fábio Albuquerque

Uma das questões que gestores e profissionais de diferentes áreas buscam responder é a seguinte: como produzir mais e com mais agilidade? Você também já se fez essa pergunta? Provavelmente sim!

Muitas vezes, diante de tanto trabalho e obrigações diárias parece impossível conseguir aumentar a produtividade. Reflita sobre isso analisando com cuidado o seu desempenho no trabalho, e depois responda: você acha que consegue uma boa otimização do seu tempo?

É bastante provável que não, isso pode ocorrer por falta de organização ou dificuldade em mantê-la. Ou ainda, pela ausência de processos que otimizem as suas horas de trabalho.

Se você está procurando formas de produzir mais, porém não sabe por onde começar, confira agora mesmo 7 dicas que vão te ajudar a otimizar sua produtividade!

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1. Tenha prioridades no seu dia a dia

Durante o dia a dia no trabalho às vezes parece que tudo é prioridade e precisa ser feito imediatamente. Essa pressão pela entrega de todas as obrigações ao mesmo tempo gera muito estresse, o que pode causar efeito inverso, a falta de produtividade — e o pior — baixa qualidade.

Por isso, para conseguir produzir mais é preciso definir prioridades. Veja a lista de todas as suas tarefas e veja o que precisa ser entregue primeiro. Foque nessas atividades no começo do dia, quando está mais descansado e disposto.

Depois, analise e estipule prazos coerentes para as demais entregas. Além disso, faça uma coisa de cada vez, pois executar tudo ao mesmo tempo só gera a falsa sensação de agilidade.

2. Mantenha uma agenda atualizada

A agenda será a grande amiga do aumento da produtividade. Pode ser a versão virtual, no papel ou app no celular. O importante é que ela exista e seja realmente usada.

Anote tudo o que precisa ser feito ao longo do dia, as reuniões, os telefonemas que precisa fazer, os relatórios a entregar, enfim todas as informações sobre o seu cotidiano no trabalho.

Isso ajudará a agilizar o processo, uma vez que ao conseguir visualizar todas as atividades de forma clara, não perderá tempo tentando organizar tudo o que precisa fazer.

3. Faça um planejamento eficiente

Para conseguir produzir mais e mais rápido você precisa saber o que será feito no decorrer da semana, mês e ano, certo? O caminho para cumprir essa demanda é o planejamento. Ele será o norte para organizar, direcionar e definir metas para o trabalho.

A propósito, o intervalo de tempo depende da rotina de cada profissional, equipe e empresa. Mas iniciar fazendo um planejamento individual e semanal é um ótimo começo para obter mais organização.

Essa relação de tarefas ajudará a compreender melhor como estarão os próximos dias de trabalho e, consequentemente, a se organizar de forma mais eficiente para atender as diferentes demandas.

4. Elimine as distrações e descubra como produzir mais

As distrações estão entre as grandes vilãs da produtividade na empresa. É uma mensagem trocada ali pelo celular, uma curtida acolá nas redes sociais, um videozinho divertido logo mais e quando se dá conta, as horas já passaram e o trabalho acumulou.

Essa é uma realidade para muita gente. E a única forma de manter o foco e a produtividade é eliminando essas distrações. Mas, calma, não é para se livrar do seu smartphone, a ideia é se policiar com relação ao uso.

Procure deixá-lo no modo silencioso para não cair em tentação e acompanhar as notificações. Além disso, deixe aberta somente as abas no computador relacionadas ao trabalho. Acesse as redes sociais e aplicativos de mensagens por períodos certos e já estipulados.

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5. Use a tecnologia a favor da produtividade

A tecnologia é uma grande aliada para aqueles que desejam produzir mais. Isso porque, há muitos recursos, aplicativos e programas que facilitam, organizam e agilizam o dia a dia no trabalho.

Entre as principais ferramentas do mercado e com mais usuários, podemos citar o Google Agendas, na qual é possível relacionar todas as obrigações e receber notificações quando chegar a hora prevista do compromisso.

Os gerenciadores de tarefas são outros grandes amigos da produtividade, principalmente, porque potencializam a conversa entre diversos integrantes da equipe. Uma das melhores ferramentas que há no momento é o Trello, com interface simples e que possibilita a criação de diversos projetos, além de favorecer a interação entre o time.

Por fim, para melhorar o armazenamento de arquivos e permitir o acesso e compartilhamento com facilidade, o recomendado é usar serviços na nuvem. Isto é, em pastas virtuais na internet.

Entre os destaques estão o Google Drive e o Dropbox, que são duas ferramentas muito usadas por empresas. Ao usá-las não será mais necessário manter pastas no computador ou mesmo em pen drives.

6. Comece as atividades pela parte mais difícil

Apesar de muita gente sempre começar suas obrigações pelo mais fácil e fazer o mais complexo só quando não dá mais para esperar, esse não é o melhor método. O ideal é exatamente o inverso.

Isso porque o mais difícil requer mais concentração, tempo e dedicação, então ao começar por esse tipo de tarefa estará com mais forças e disposição, o que resultará em melhores entregas.

A recomendação é válida para atividades diárias e semanais. Se deixar algo realmente complexo para uma sexta-feira as chances de concluir com sucesso são mais baixas, concorda?

7. Tente o método pomodoro

Você já ouviu falar sobre o método pomodoro? Essa é uma técnica para conseguir melhorar a gestão do tempo, organização e aumentar a produtividade. A dinâmica é bastante simples.

Trata-se em fracionar o seu tempo em ciclos de 25 minutos — os chamados pomodoros — e durante esse período trabalhar em suas tarefas sem interrupção. Quando chegar ao fim de um pomodoro, descanse por 5 minutos e inicie o próximo ciclo.

Quando tiver completado quatro etapas de 25 minutos, descanse por 15 minutos. A técnica é simples, porém requer dedicação para cumpri-la. Se não conseguir de primeira, tente algumas vezes até conseguir se adaptar.

Como conseguimos acompanhar, para produzir mais e mais rápido é preciso dedicação e boas doses de organização. Lembre-se que no começo pode ser difícil, porém tudo pode virar hábito, basta insistir e conseguir se adequar às mudanças e exigências diárias.

E você, tem mais alguma dica sobre como produzir mais no trabalho? Compartilhe suas sugestões nos comentários!

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Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

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