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7 dicas de como fazer reuniões produtivas

Postado por Fábio Albuquerque

Se você deseja saber como fazer reuniões produtivas, significa que está tendo problemas com elas, certo? Pois saiba que você não está sozinho! Reuniões são importantes, mas quando elas duram várias horas e não conseguem proporcionar um bom resultado, podem se tornar um problema.

Neste post separamos dicas práticas que podem ajudar você a entender como fazer reuniões produtivas. Continue a leitura e confira!

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1. Planeje a reunião com antecedência

Com as tarefas se acumulando, a maioria das pessoas acaba disponibilizando um período curto para o planejamento da reunião. Se o tempo utilizado com essa finalidade fosse maior, com certeza o encontro poderia render mais.

2. Envie as informações com antecedência

Em vez de fazer a leitura de documentos, dados e gráficos durante a reunião, o ideal é enviá-los com antecedência para que as outras pessoas envolvidas possam avaliar e compartilhar suas opiniões durante o encontro.

É exatamente isso que Michael Hansen, o CEO da Cengage Learning — startup de tecnologia da educação — faz na empresa. Ele envia uma lista de leitura com algumas informações para os funcionários, o que evita a perda de tempo com explicações e faz com que as reuniões sejam mais breves e produtivas.

3. Limite o tempo da reunião

Limitar um período para iniciar e terminar a reunião é primordial. Embora alguns lugares costumem determinar a duração do encontro em uma hora, acredite, 30 ou 45 minutos são o suficiente para uma reunião bem planejada.

Também é importante que o tempo seja bem administrado, evitando distrações ou alongando questões que poderiam ser resolvidas rapidamente. O planejamento citado acima auxilia muito nisso, já que você saberá exatamente o que abordar, analisando os pontos principais a serem discutidos.

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4. Defina um coordenador e alguém para fazer um resumo das discussões

O coordenador da reunião é aquele que a guiará para que ela seja focada nos objetivos certos. Também é preciso anotar sobre o que foi falado para poder guardar essas informações em ata posteriormente, além de poder enviá-las a todos os que precisam saber o que foi discutido.

Alfred Sloan foi CEO da GM nos anos 1920 até 1950 e ficou conhecido por criar a estrutura empresarial moderna, além de fazer a empresa se tornar a maior do mundo. Um hábito conhecido de Sloan era enviar um memorando de acompanhamento junto com um plano de ação.

Nesse documento continham informações sobre o que havia acontecido durante a reunião, conclusões a que ele havia chegado e especificações de tarefas que foram previamente decididas. O plano de ação assegurava que as ideias sairiam do papel e seriam colocadas em prática.

5. Planeje o formato de cada reunião

Para planejar o formato da reunião é preciso antes considerar alguns pontos. Para começar, verifique se todos os participantes estarão presentes, pois pode ser necessário usar ferramentas de vídeo.

Embora esse tipo de reunião tenha uma imagem negativa por conta de algumas conferências que não funcionaram muito bem, na verdade elas podem ser bem-sucedidas.

Adotar algumas atitudes como dar espaço para que todos participem ativamente do encontro, além de fazer o máximo para proporcionar experiências positivas para todos os envolvidos são algumas das formas de produzir mais durante o encontro.

No entanto, é preciso lembrar-se de que as reuniões presenciais são insubstituíveis. Certa vez Steve Jobs disse ao Harvard Business Review que “Há uma tentação, em nossa era conectada, a achar que todas as ideias podem ser desenvolvidas por email ou iChat”.

Ele completou afirmando que isso era uma loucura, já que a criatividade vem por meio de encontros espontâneos. Na Apple as reuniões eram feitas de forma presencial e sem agenda fixa.

Vale lembrar ainda que o uso de ferramentas de vídeo exige que você cheque previamente todas as ferramentas que serão utilizadas, caso contrário a reunião pode ser interrompida por problemas técnicos, o que significaria mais tempo perdido.

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6. Restrinja a quantidade de participantes

Outra atitude de Jobs era a restrição da lista de convidados. Na Apple, qualquer pessoa que não fosse responsável diretamente por um projeto automaticamente estaria excluída da lista.

Conta-se que, certa vez, o então presidente dos Estados Unidos, Barack Obama, pediu para participar de uma reunião e Jobs disse que não seria possível, pois a lista de convidados era muito longa.

Embora a atitude mencionada possa causar surpresa por conta da rigorosidade com que foi aplicada, reunir muitas pessoas para uma reunião pode fazer com que o processo se torne moroso, dificultando a tomada de decisões de forma objetiva.

Para evitar que isso aconteça, é necessário escolher os participantes muito bem. Evite chamar pessoas que não estiverem envolvidas de forma essencial nos temas a serem debatidos.

7. Mantenha a atenção de todos

As apresentações em slides ainda são muito utilizadas em diversas reuniões, mas será que elas de fato ajudam?

A verdade é que não são os slides que vão salvar sua apresentação de ideias caso você não domine o assunto, assim como eles também não atrapalharão, se sua reunião for bem planejada.

Ocorre que algumas pessoas usam as apresentações de slides e não se preparam muito bem. Isso faz com que a tarefa se torne monótona e com mais exposição dos slides do que troca de ideias.

Além disso, ainda tomam um tempo que poderia ter sido bem mais produtivo caso essas informações fossem enviadas anteriormente às pessoas que vão participar da reunião.

Caso você não tenha segurança o suficiente, tente praticar a oratória, use técnicas de linguagem corporal e leia bastante sobre o assunto que será abordado. Quando sabemos bem o que falar, as chances de que algo dê errado no momento de expormos as ideias são bem baixas.

Reuniões que não atingem seus objetivos desviam a atenção de tarefas importantes, desperdiçam dinheiro, tempo e acabam desestimulando a colaboração dos participantes para os próximos encontros.

Agora que você tem algumas dicas sobre como fazer reuniões produtivas, use-as e transforme esses eventos em encontros que não sejam apenas mais uma das obrigações que “não dá pra escapar”.

Quais você acredita que são os maiores desafios na hora de fazer uma reunião? Tem mais alguma dica sobre o assunto? Deixe um comentário!

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Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

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