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7 dicas de como administrar o tempo e se tornar mais produtivo

Postado por Fábio Albuquerque

Para muitas pessoas, organizar o tempo e ser produtivo ao mesmo tempo é uma meta muito distante. No entanto, quando conseguimos unir esses dois importantes pilares, é possível pensar até em uma pós-graduação, afinal, teremos mais horas disponíveis durante o nosso dia.

Talvez esteja faltando colocar tudo em ordem para encontrar um tempo livre. Se esse for o seu caso, continue acompanhando a leitura deste artigo. Você descobrirá sete dicas de como administrar o tempo com eficiência, sem estresse e com produtividade! Vamos lá!

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1. Organize suas tarefas

Quantas vezes você deitou na cama em um fim de domingo e se desesperou com a quantidade de tarefas que teria pela frente nos próximos dias? O cenário parece assustador, mas, quando você tem uma visão panorâmica de todas as suas obrigações, tudo fica mais fácil.

Então, separe um tempo durante o dia e confira todos os seus compromissos. Faça isso enquanto a sua cabeça está relaxada. Você acordará na segunda-feira mais tranquilo e preparado para encarar mais uma semana.

2. Defina suas prioridades

Agora, você deve organizar as suas tarefas de acordo com o seu senso de urgência. Separe suas obrigações em três níveis: curto prazo, intermediário e longo prazo. Dessa forma, você saberá qual é o melhor caminho para iniciar a sua semana.

Neste caso, o ideal é reservar um espaço na agenda para imprevistos. Uma reunião de última hora na empresa ou um problema familiar poderá interromper os seus planos. Sendo assim, seja cauteloso quando for organizar os seus horários.

3. Seja inteligente

Sem dúvidas, o despertador é considerado um dos vilões da produtividade. Quando deixamos esse barulhento aparelho ou o smartphone ao lado da cama, a tendência é desligá-lo e permanecer por muito tempo deitado.

Se você também sofre desse problema, que tal deixar esses acessórios longe da cama? Talvez essa simples atitude faça uma grande diferença em sua vida. Pense nisso!

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4. Comece bem o dia

Para ter uma semana produtiva, não há nada melhor que iniciar o dia com muita energia.

Richard Branson

O empresário britânico Richard Branson, fundador do Grupo Virgin, é um exemplo de como isso é importante. Todos os dias, ele acorda às 5 da manhã. Enquanto está em casa, aproveita o tempo disponível com a família e faz exercícios físicos.

Segundo o site americano Inc.com, Richard acredita que esse ritual o mantém em ótimo estado mental antes de começar a trabalhar.

Steve Jobs

Já o fundador da Apple, Steve Jobs, que faleceu em 2011, usava outra tática para se motivar pela manhã. Ele se olhava no espelho e fazia a seguinte pergunta:

Se hoje fosse o último dia da minha vida, eu gostaria de fazer o que vou fazer hoje?

Caso a resposta fosse negativa por vários dias seguidos, Jobs concluía que precisava fazer algo diferente, para mudar a sua rotina.

Jeff Bezos

O fundador e CEO da Amazon contou que sempre dorme oito horas por noite. Para Jeff, esse período de descanso é fundamental para mantê-lo em alerta ao longo do dia.

Além disso, ele não marca reuniões pela manhã, pois reserva essa parte do dia para tomar café com a sua família (o casal tem quatro filhos). A entrevista foi concedida pelo empresário em 1999, para o The Wall Street Journal.

Diante dos exemplos citados acima, você percebeu o quanto é importante começar bem o seu dia?

Aquela rotina de levantar rápido da cama, escolher a primeira roupa que encontrar no armário e sair sem tomar o café é um verdadeiro problema para quem precisa manter a cabeça no lugar nas próximas horas.

Sendo assim, busque o que te relaxa e comece a manhã de um jeito bem diferente, combinado?

5. Não tenha medo do impossível

Nunca é demais lembrar: execute primeiro a tarefa mais importante e urgente. Não é interessante preencher o seu tempo com as demandas mais fáceis. Em um primeiro momento, você terá uma leve impressão de que está concluindo as suas obrigações com mais facilidade.

No entanto, será complicado alcançar a vitória diária, pois você corre o risco de não terminar as tarefas mais importantes.

A saída para se livrar do vício da procrastinação — o ato de deixar tudo para depois — é ter três metas possíveis para cumprir no dia. Deixe-as anotadas no papel para você não as esquecer.

Dessa forma, você poderá medir o seu desempenho e criar planos de ações para acelerar os resultados.

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6. Busque grandes desafios

Após dividir as suas tarefas, separe um tempo do seu dia para produzir aquelas demandas que exijam muita paciência, criatividade e prática. Concordamos que elas são mais complicadas para desenvolver. No entanto, quando conseguimos chegar ao resultado final, a sensação é de muita felicidade.

Para comemorar a vitória, dê a si mesmo uma recompensa de presente. Vale um happy hour com os amigos ou até mesmo assistir a um vídeo no YouTube, caso a sua empresa tenha acesso à internet liberado.

7. Acesse o e-mail sem exageros

Outra dica interessante para administrar o tempo é determinar um período do seu dia para verificar a caixa de entrada do e-mail. Evite acessá-la a todo o momento. Caso contrário, perderá tempo com questões que podem ser resolvidas em poucos minutos.

Aqui, recomendamos que você crie um desafio para ter zero mensagens na sua caixa de entrada. Escolha uma parte da manhã para cumprir essa importante etapa.

Depois, esqueça a caixa de entrada e siga a sua rotina normalmente. Você poderá acessá-la no fim do dia para conferir se algo ficou para trás.

Ah, assim como o seu e-mail, dê uma atenção especial para o uso do celular. Evite brincadeiras em grupos de amigos no WhatsApp ou no Facebook.

É importante ressaltar que não estamos sugerindo o bloqueio dessas ferramentas, mas apenas limitando seu uso excessivo.

Após descobrir como organizar o tempo, recomendamos que você siga as nossas instruções para perceber os primeiros resultados. É claro que eles não vão aparecer da noite para o dia, mas, com paciência, seu dia ficará mais produtivo e organizado.

Tem alguma dúvida sobre o assunto? Quer saber como administrar o tempo de outras formas? Aproveite a oportunidade e compartilhe conosco nos comentários abaixo!

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Fábio Albuquerque

Fábio Albuquerque

Pró-Reitor da Pós-graduação do Unipê. Mestre em Administração pelo Programa de Pós-graduação em Administração da Universidade da Paraíba, Especialista em Estratégia Empresarial e Pesquisador de Marketing, Consumo e Sociedade, além de Tecnologia da Informação e Sociedade.

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