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8 tipos de planilhas financeiras essenciais na gestão de um negócio

É essencial que o empreendedor use planilhas financeiras, seja qual for o tamanho do seu negócio. Afinal, a organização é fundamental para que ele saiba como está o andamento da empresa e não fique no vermelho. Além disso, esse tipo de planejamento antecipa riscos como, por exemplo, problemas financeiros ou de estoque.

Para que o uso desse recurso seja efetivo, porém, é necessário bastante disciplina para anotar os dados diariamente — ou com a frequência necessária exigida pelas características da companhia. Se você tem uma empresa (ou pensa em abrir uma), precisa conhecer melhor quais são os tipos de planilhas financeiras mais utilizados por gestores e empreendedores. Continue a leitura deste post e confira algumas delas a seguir!

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1. Fluxo de caixa

Esta é uma planilha financeira que precisa de dedicação e atenção diárias — afinal, se o empreendedor não tiver controle do caixa, a companhia pode ir à falência. É necessário anotar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa para saber como foi a movimentação — tanto do caixa como de vendas —, bem como os dias que são mais lucrativos e similares.

Além disso, a planilha deve conter despesas fixas como pagamentos de funcionários, aluguel, água, luz, internet e afins.

2. Controle de estoque

Ter uma planilha para controlar o estoque ajuda a saber o que a organização tem disponível para venda e quando é o momento de verificar com o fornecedor a possibilidade de adquirir mais produtos. Além disso, é uma maneira mais eficiente de fazer o controle do que ir até o estoque e conferir os produtos um por um.

Para empresas grandes é ideal que a administração desse aspecto seja feita usando softwares específicos. Imagina o trabalho que ia dar verificar um estoque grande a cada fornecedor que chegasse para fazer suas entregas? Esse tipo de organização é bastante útil nesses momentos.

Para que a planilha funcione, porém, a dedicação na hora de armazenar os dados é muito importante. É essencial que ela contenha pedidos, quantidade de produtos em estoque e itens vendidos.

3. Controle comercial

Para fazer o controle comercial, uma planilha de vendas com informações completas pode ajudar o empreendedor a saber quanto e como a companhia fatura. Com os dados desse documento dá para entender qual é a quantidade de clientes convertidos, o valor bruto de vendas, o vendedor mais ativo e os itens que foram mais vendidos.

E com esses dados, é possível calcular o valor do ticket médio da organização, bem como saber o número de artigos por venda, a média de valor de cada produto e assim por diante.

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4. Planilha para funcionários

Esse tipo de planilha é para que o empreendedor, principalmente o que tem muitos funcionários na empresa, possa avaliar os profissionais da equipe. Além disso, ele vai conseguir saber mais sobre os colaboradores, quem é bom em qual função, onde eles podem melhorar e outras características similares.

Há diversas maneiras de elaborar uma tabela para avaliar a equipe, por meio de metas por setor ou por funcionário, por meio de resultados obtidos mensalmente por departamento e outras. Cada gestor deve definir quais são as melhores para serem aplicadas a seu caso.

5. Cadastro de clientes

Ter os dados de clientes no sistema é importante na hora de definir as estratégias de marketing da organização. Isso porque esse cadastro pode conter, além dos dados do cliente — como e-mail, data do aniversário e endereço —, os produtos que ele mais consome, a quantidade de vezes que visita o estabelecimento ou compra seus produtos (no caso de lojas virtuais).

Com essas informações, é possível criar cartões fidelidade e até mesmo enviar e-mails com promoções atraentes e específicas para cada cliente. Dessa forma, ele vai se sentir contemplado com os serviços da marca.

6. Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Os cálculos feitos usando a planilha DRE têm o intuito de saber se a empresa está dando lucro ou prejuízo. Para isso, devem constar nela os valores brutos da receita, os impostos, os royalties, os custos fixos, as comissões e a margem de contribuição.

Como são muitos dados a serem calculados, normalmente as empresas fazem o DRE usando aplicativos e sistemas específicos. Além de ser mais fácil, há menos risco de erros.

7. Custos e precificação

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Quem vende produtos e serviços deve saber precificá-los. Para isso, é essencial conhecer os custos operacionais e definir uma margem de lucro que deseja atingir. Por isso, é importante fazer esse tipo de planilha financeira para a empresa.

Além de saber esses dados, é essencial saber como a concorrência está precificando seus itens. Isso ajuda a companhia a se sair bem no mercado.

8. Além das planilhas, é importante ter um gestor financeiro

Mais do que saber quais são as principais planilhas e como montá-las, é fundamental que a empresa tenha uma gestão financeira eficiente. Isso é crucial que seja definida uma boa estratégia que ajude a manter o crescimento e não acabar no vermelho.

Muitos empreendedores sabem da necessidade de ter um gestor financeiro na companhia, mas por vezes têm dúvidas sobre quais são suas reais funções. Apresentamos a seguir, brevemente, os diferenciais oferecidos pelo gestor financeiro. Ele pode ajudar em diferentes aspectos administrativos da organização.

Entre suas funções, é possível destacar:

  • A aplicação da estratégia de precificação;
  • A gestão de custos;
  • A avaliação do volume de participação no mercado;
  • A preparação do planejamento tributário;
  • A gestão de complexidade.

Ou seja, ele deixa a empresa funcionando melhor, de acordo com as exigências do setor. Afinal, muita gente está em busca do sucesso e estar no mercado cumprindo todas as regras é essencial para ter um negócio bem-sucedido.

Essas foram nossas dicas para você, empreendedor, com oito tipos de planilhas financeiras essenciais na gestão de um negócio, bem como um bônus sobre as funções que um gestor financeiro dentro de uma empresa.

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Ana Flávia da Fonseca

Ana Flávia da Fonseca

Ana Flávia Pereira Medeiros da Fonseca é reitora do Centro Universitário de João Pessoa - Unipê. Doutora em Ciência da Informação pela Universidade de Maryland-EUA, exerceu cargo de Chefe de Arquitetura de Informação (Chief Information Architect) e Gerente do Departamento de Gestão da Informação do Banco Mundial. Possui experiência em negociação e cooperação internacional na área de projetos de informação com agências multilaterais e bilaterais, administrando programas relacionados à análise e ao apoio de projetos científicos e tecnológicos.

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